Ms Excel 2010: Minigráficos

Son múltiples las novedades que la hoja de cálculo Ms Excel 2010 y el resto de aplicaciones que forman parte de Ms Office 2010 no ofrecen. A través de una serie de entradas, que ya iniciamos en semanas anteriores, vamos a ir suministrando información individual sobre algunas de éstas que consideramos que os pueden ser de interés y utilidad.

Una de estas novedades que aparecen en Ms Excel 2010 son los minigráficos. Esta característica nos permite incrustar un pequeño gráfico en una celda. Es recomendable, aunque lógicamente no obligatorio, situarlos junto a los datos a los que se refiere, ya que en caso contrario pueden perder su principal utilidad que es permitir evaluar de un simple vistazo los datos a los que hace referencia el gráfico correspondiente.

Su generación es realmente sencilla. Es necesario situarse en la celda donde se va a generar el minigráfico, (normalmente junto a los datos) y seleccionar uno de los 3 tipos que la ficha "Insertar-Minigráficos" proporciona. Una vez seleccionado el tipo deseado, hay que indicar el origen de los datos y la celda en la que se situará el minigráfico resultante.

Son tres las tipologías de minigráficos disponibles en Ms Excel 2010: de líneas, de columnas o de ganancia y pérdida. En todos se puede mostrar el punto más alto, el más bajo, el primer y último punto y los puntos negativos. Todas estas opciones y las necesarias para el manejo de minigráficos figuran en la ficha "Herramientas para minigráficos", que se muestra cuando se selecciona una celda que contenga uno de ellos.

En la primera opción "Editar datos" se podrá elegir el origen de los datos, de una forma similar a cuando se trabaja con gráficos normales, y también se podrá seleccionar la opción "Celdas ocultas y vacías", donde se indicará cómo se tiene que comportar el programa en caso de que los datos a analizar contengan celdas vacías. Se podrá, por ejemplo, sustituir las celdas vacías por ceros, o ignorar los datos vacíos, para que un minigráfico de líneas no tenga en cuenta su existencia.

Como es habitual en los gráficos tradicionales de Excel se puede elegir el estilo, y el color del marcador. En este caso se podrá personalizar el color de los puntos, por ejemplo se podrá hacer que los valores negativos aparezcan en un color concreto.

Otra opción interesante figura en el grupo "Agrupar" de esta misma ficha, en el botón "Eje". Desde aquí es posible indicar si se desea que aparezca el eje 0 en el minigráfico, como en la siguiente imagen, en la que éste se representa en forma de línea horizontal.

En la siguiente imagen, se ha indicado que el valor mínimo del eje vertical sea -50, y que el máximo del vertical sea 100. De ahí que el valor - 106 no llegue a mostrarse, y que la línea horizontal que marca el 0 se sitúe a un tercio de la altura de la celda.

Estas opciones se encuentran también disponibles para el minigráfico de columnas. En la siguiente imagen se ha marcado que el mínimo del eje vertical sea 20, de ahí que los valores que no superan dicha cifra no aparezcan en el gráfico.

El último tipo de gráfico, el de ganancia o pérdida es el más simple de todos. Indica únicamente si el dato es mayor o menor que 0, en este minigráfico los valores de las barras no se ven afectados por el dato numérico correspondiente, si no que se crea una columna en una dirección si el dato es positivo y en la dirección opuesta si éste es negativo. El color es personalizable a través las opciones antes mencionadas.

Otra opción interesante, que es de uso especial para minigráficos de líneas (opción de "Eje") es la posibilidad de seleccionar el "Tipo de eje de fecha". A través de esta opción, es posible seleccionar las fechas a las que se refiere el gráfico y el minigráfico se calculará en función de ellas, dejando espacios vacíos y uniendo los datos en función del tiempo transcurrido entre las fechas indicadas.

En la imagen siguiente se muestra la "Empresa 1" con la opción de eje mencionada, es decir "Tipo de eje general" y en la "Empresa 2" se muestra el minigráfico generado con la opción "Tipo de eje de fecha". Hay que tener en cuenta la separación entre fechas, algunas varían en días, otras en meses y otras incluso en años.

Como hemos podido apreciar se trata de una funcionalidad bastante atractiva y de escasa complejidad. Por último hay que tener en cuenta que la celda en la que se crea el minigráfico es una celda normal, es decir puede presentar fórmulas, formato condicional, etcétera.

Espero que estas entradas sobre nuevas funcionalidades específicas de las herramientas que componen Ms Office 2010 os sean de utilidad y abran nuevas posibilidades que mejoren vuestro uso de las herramientas ofimáticas.

Saludos y hasta la próxima.